Urząd Gminy Łaziska

Do zadań Referatu Organizacyjno-Społecznego należy zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Sekretarzowi, Radzie Gminy i jej komisji, sprawy kancelaryjno – techniczne i obsługa administracyjno-gospodarcza Urzędu oraz zadania związane z ochroną przeciwpożarową, a w szczególności:
1) prowadzenie kancelarii Urzędu,
2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym prowadzenie ewidencji korespondencji,
3) zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, w tym zakup pieczęci i tablic urzędowych, zakup materiałów i pomocy biurowych oraz kancelaryjnych, prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
4) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń, spotkań Rady Gminy i jej komisji oraz ich obsługa kancelaryjno – biurowa,
6) organizowanie i obsługa spotkań, zebrań, narad, posiedzeń Wójta i Sekretarza,
7) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady Gminy i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
8) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
9) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań organów Gminy,
10) prowadzenie ewidencji uchwał, postanowień Rady Gminy i jej komisji oraz przedkładanie uchwał Rady Gminy Wojewodzie Lubelskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie,
11) wdrażanie uchwał Rady Gminy oraz nadzór nad ich wykonaniem,
12) prowadzenie ewidencji zarządzeń Wójta,
13) przechowywanie uchwał, zarządzeń podejmowanych przez organy Gminy,
14) organizowanie współpracy z jednostkami pomocniczymi (sołectwami),
15) prowadzenie zbiorów przepisów prawnych i aktów prawa miejscowego oraz udostępnianie ich do wglądu,
16) udzielanie informacji zainteresowanym mieszkańcom Gminy o kompetencjach organów Gminy,
17) organizowanie kontaktów interesantów z Wójtem, Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów,
18) prowadzenie ewidencji i kierowanie do załatwienia skarg, wniosków, petycji składanych do Urzędu,
19) prowadzenie rejestru zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
20) prowadzenie spraw z zakresu archiwum zakładowego poprzez wyodrębnioną komórkę organizacyjną „Archiwum Zakładowe”, do zadań którego należy realizacja zadań ustawowych wynikających z obowiązującej instrukcji archiwalnej, w tym szczególności:
a) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania dokumentacji podlegającej przekazaniu do archiwum zakładowego,
b) przejmowanie uporządkowanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu,
c) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
d) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej osobom upoważnionym,
e) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, zgodnie z obowiązującymi terminami,
f) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,
21) prowadzenie spraw związanych z kancelarią tajną,
22) prowadzenie spraw związanych z badaniem opinii publicznej,
23) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, a w szczególności:
a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
b) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem wynagrodzeń pracowników i innych należności związanych ze stosunkiem pracy oraz przygotowywanie dokumentacji w celu ich wypłaty,
c) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
d) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
e) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
f) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
g) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu,
h) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
i) ewidencja czasu pracy pracowników,
j) kompletowanie wniosków emerytalno- rentowych,
24) współpraca z Wojewódzkim i Powiatowym Urzędem Pracy w sprawach zatrudniania bezrobotnych,
25) współdziałanie z Policją w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego,
26) współdziałanie ze Strażą Pożarną oraz utrzymywanie kontaktów ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi, w tym z jednostkami ochotniczymi straży pożarnej,
27) prowadzenie spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, a w szczególności:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona systemów i sieci informatycznych,
c) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
d) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
e) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
f) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
g) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych
28) prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju, w szczególności:
a) przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
b) współdziałanie z organami wojskowymi,
c) administracja rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
d) tworzenie formacji obrony cywilnej,
e) utrzymywanie w stałej aktualności dokumentacji akcji kurierskiej i dokumentacji świadczeń na rzecz obrony kraju,
f) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności oraz świadczeń na czas obrony,
g) zakwaterowanie sił zbrojnych,
29) wspieranie inicjatyw w zakresie tworzenia i rozwoju środków lokalnej informacji,
30) realizacja zadań Gminy w sprawach oświatowych jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły i placówki oświatowe, zadań związanych z opieką nad dziećmi w wieku do lat 3, z ochroną zdrowia, z kulturą oraz sztuką i w tym zakresie współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz ośrodkami zdrowia,
31) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem stypendiów szkolnych i zasiłków szkolnych uczniom zamieszkałym na terenie Gminy, jeżeli nie zostało to powierzone innej gminnej jednostce organizacyjnej,
32) wspieranie, stwarzanie warunków oraz podejmowanie działań organizatorskich w zakresie sportu, turystyki i wypoczynku,
33) udzielanie zezwoleń i nadzorowanie zbiórek publicznych,
34) realizacja zadań z zakresu wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz narkomanii,
35) prowadzenie spraw w zakresie stanu klęsk żywiołowych, a w szczególności:
a) opracowywanie planu reagowania kryzysowego oraz planu ochrony przed powodzią zawierających procedury postępowania na wypadek katastrof, awarii i innych klęsk żywiołowych,
b) opracowywanie planów działania i monitorowanie przedsięwzięć związanych z realizacją programów reagowania podczas klęsk żywiołowych,
c) sporządzanie, stosownie do rodzaju zagrożeń, różnych sposobów ostrzegania oraz procedur ich uruchomienia,
d) wdrażanie nowych rozwiązań i programów wspomagających zobrazowanie zasięgu sytuacji kryzysowych i możliwości im przeciwdziałania w ramach Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
36) prowadzenie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych.